Google Calendar

Was die App macht

• Der KI-Assistent bucht selbst: Er bietet deinen Kunden nur die freien Zeiten in deinem Kalender an und trägt den Termin in Google Kalender ein, mit Name, Telefon und Antworten des Kunden in der Beschreibung des Termins.
• Verschieben und absagen: Wer schon einen Termin hat, kann den Assistenten bitten, ihn zu verschieben oder abzusagen. Der Assistent erkennt ihn an seiner Telefonnummer, fragt vorher nach einer Bestätigung und verschiebt nur auf eine freie Zeit.
• Immer mit der Agenda abgeglichen: Was du in Google Kalender hinzufügst, verschiebst oder löschst, kommt sofort in der SendApp-Agenda an, und die Termine, die du in der Agenda anlegst, können zu Google gehen.
• Automatische Erinnerungen: Jeder Termin bekommt seine WhatsApp-Erinnerungen, auch die, die du von Hand einträgst.
• Buchungsseiten: Ein öffentlicher Link, auf dem deine Kunden selbst eine freie Zeit wählen; die Termine in deinem Google-Kalender halten diese Zeiten belegt.

So verbindest du sie

1. Öffne in SendApp Apps, schalte Google Kalender ein und klicke auf Konfigurieren.
2. Wähle unter Konto wählen das KI-Konto, das die Termine annehmen soll. Jedes KI-Konto wird einzeln verbunden.
3. Klicke auf Mit Google anmelden, melde dich mit dem Google-Konto an, in dem der Kalender liegt, und erlaube SendApp den Zugriff: Du musst nichts kopieren. Am Ende siehst du Mit Google verbunden.
4. Klicke unter Kalender und Buchungszeiten auf Kalender hinzufügen, wähle einen oder mehrere Kalender aus der Liste deines Google-Kontos und gib jedem einen Namen, zum Beispiel den Namen des Mitarbeiters.
5. Lege die Arbeitstage, ein oder mehrere Zeitfenster unter Arbeitszeiten und die Termindauer (15 bis 120 Minuten) fest und klicke dann auf Einstellungen speichern.

So bucht der KI-Assistent

• Der Assistent nimmt Termine an: Schaltest du das aus, bleibt der Kalender für die Agenda und die Erinnerungen verbunden, aber der Assistent schlägt keine Zeit vor und bucht keine, und wer einen Termin möchte, wird an eine Person übergeben.
• Automatische Buchungen: Schalte das ein, damit der Assistent die freien Zeiten im Kalender anbietet und den Termin selbst bucht.
• Welche Termine nehmen Sie an?: Füge die Terminarten mit ihrer Dauer hinzu, zum Beispiel Haarschnitt 30 Minuten, Farbe 90 Minuten. Lässt du das leer, dauert jeder Termin so lange, wie du eingestellt hast.
• Was möchten Sie vom Kunden wissen?: Der Assistent kennt schon Name und Telefonnummer. Füge nur die zusätzlichen Fragen hinzu, immer zu stellen oder nur bei bestimmten Terminen.
• Wie er sich verhält: wie viele Zeiten er auf einmal anbietet (1 bis 5) und wie viele Tage er vorausschaut (bis zu 30). Mit Einen Termin auch denen anbieten, die nicht danach fragen bietet der Assistent auch denen einen Termin an, die nur für Informationen schreiben.
• Gibt es sonst etwas, das er wissen sollte?: zusätzliche Anweisungen, zum Beispiel „Erinnere sie daran, die Versichertenkarte mitzubringen“.
• Jetzt ausprobieren: öffnet ein Testgespräch mit den echten Zeiten aus deinem Kalender. Es wird nichts gebucht.

Agenda und Erinnerungen

• Um deine vorhandenen Termine in die Agenda zu holen: Agenda → Termine → Konfigurieren → Aus Google Calendar importieren, dann Konto, Kalender und Zeitraum wählen. Jeder Termin bekommt einen Buchungscode.
• Um einen Termin von Hand auch in Google anzulegen: Schalte im Neuer Termin der Agenda Mit Google Calendar synchronisieren ein und wähle den Kalender.
• Die Automatische Erinnerungen stellst du unter Agenda → Termine → Konfigurieren ein. Sie gelten für jeden Termin, auch für die aus Google Kalender.
• Bei einem Termin, der direkt in Google eingetragen wurde, liest SendApp die Nummer des Kunden aus der Beschreibung, zum Beispiel aus einer Zeile „Tel: +49 151 23456789“. Kommen die Nummern ohne Vorwahl an, schalte unter Telefonnummern aus Google Kalender die Option Vorwahl zu Nummern ohne Vorwahl hinzufügen ein, wähle die Vorwahl, klicke auf Speichern und dann auf Bereits importierte Termine korrigieren. Ohne Vorwahl kann WhatsApp die Erinnerungen nicht zustellen.
• Mit Nur mit SendApp erstellte Termine (im Import-Fenster) ändert das, was du direkt in Google anlegst, verschiebst oder absagst, die Agenda nicht mehr, und der Import ist aus. In SendApp angelegte Termine gehen trotzdem zu Google, und belegte Zeiten in Google blockieren trotzdem die freien Zeiten.
• Löschen in der Agenda entfernt den Termin aus Google Kalender und aus SendApp. Um ihn als abgesagt in der Agenda zu behalten, nutze Buchung stornieren.
• In Automatisierungen kannst du mit „Neuer Termin“ und „Termin abgesagt“ starten: Sie gelten auch für Termine aus Google Kalender.

Gut zu wissen

• Ein ganztägiger Termin, der als beschäftigt angezeigt wird (zum Beispiel Urlaub oder Schließung), schließt den Tag: Der Assistent schlägt keine Zeiten vor. Wird er als frei angezeigt, wie Geburtstage und importierte Feiertage, blockiert er nichts. In Google Calendar werden ganztägige Termine meist als frei angelegt: Für Urlaub wähle beschäftigt.
• In einem Kalender, den du nur lesen kannst, lassen sich keine Buchungen anlegen: Wähle einen, in den du schreiben kannst.
• Entfernst du einen Kalender aus der Liste, werden seine Termine aus der Agenda gelöscht und die geplanten Erinnerungen abgesagt. Die Termine in Google Kalender bleiben unberührt.
• Gesammelt importierte Termine bekommen keine Bestätigungsnachricht und starten die Automatisierung „Neuer Termin“ nicht. Ein neuer Termin, der nach dem Verbinden in Google angelegt wird, schon.
• Ein KI-Konto bucht immer nur in einem Kalender: Google Kalender oder Outlook Kalender. Tage, Zeiten, Dauer und Leistungen sind in beiden Apps gleich.
• Läuft die Verbindung ab, sagt SendApp es dir: Klicke auf Google Calendar erneut verbinden.
• „Trennen“ in SendApp entfernt den Zugriff auf Google für dieses KI-Konto. Die Termine, die schon in der Agenda sind, bleiben.
• Die App ist nur in einigen SendApp-Tarifen enthalten: Prüfe die Apps deines Tarifs.