Outlook Calendar

Was die App macht

• Nur freie Zeiten: Der Assistent bietet deinen Kunden die freien Zeiten deines Outlook-Kalenders an, innerhalb der Arbeitstage und Arbeitszeiten, die du wählst.
• Termine in Outlook eingetragen: Wenn der Assistent einen Termin annimmt, trägt er ihn in deinen Outlook-Kalender ein, mit dem Namen und den Daten des Kunden und mit der Kategorie „SendApp“. Du findest ihn auch in der Agenda von SendApp.
• Von Outlook in die Agenda: Was du in Outlook hinzufügst, verschiebst oder löschst, kommt von selbst in die Agenda, so folgen auch die Erinnerungen der richtigen Uhrzeit.
• Von der Agenda nach Outlook: Wenn du einen Termin in der Agenda verschiebst oder absagst, ändert er sich auch in Outlook.
• Buchungsseite: Auch die Buchungsseite der Agenda kann den Outlook-Kalender nutzen, um die freien Zeiten zu zeigen und die Termine dort einzutragen.

So verbindest du sie

1. Öffne in SendApp Apps, schalte Outlook Kalender ein und klicke auf Konfigurieren.
2. Wähle unter Konto wählen das Konto aus, das die Termine annehmen soll.
3. Klicke unter Outlook / Microsoft 365 verbinden auf Mit Microsoft anmelden und melde dich mit dem Microsoft-Konto an, zu dem der Kalender gehört: Microsoft 365 (Arbeit oder Schule), Outlook.com oder Hotmail. Microsoft fragt dich, ob SendApp den Kalender nutzen darf: Bestätige. Es gibt nichts zu kopieren.
4. Wenn du Mit Microsoft verbunden mit deiner Adresse siehst, wähle unter Kalender und Buchungszeiten einen oder mehrere Outlook-Kalender und gib jedem einen Namen (zum Beispiel den Namen des Mitarbeiters). Mit Kalender hinzufügen fügst du weitere hinzu.
5. Wähle unter Verfügbarkeit die Arbeitstage, die Arbeitszeiten und die Termindauer und klicke dann auf Einstellungen speichern.
6. Fertig: Ab jetzt bucht der Assistent in deinem Outlook-Kalender, und die in Outlook vorgenommenen Änderungen kommen in die Agenda.

So bucht der Assistent

• Der Assistent nimmt Termine an: Eingeschaltet bietet der Assistent die freien Zeiten an und bucht selbst. Ausgeschaltet bleibt der Kalender für die Agenda und die Erinnerungen verbunden, aber der Assistent bietet nie eine Zeit an, und wer nach einem Termin fragt, wird an eine Person weitergegeben.
• Welche Termine nehmen Sie an?: Liste die Terminarten mit ihrer Dauer auf (zum Beispiel Haarschnitt 30 Minuten, Färben 90 Minuten). Bleibt das Feld leer, dauert jeder Termin so lange wie unter Verfügbarkeit eingestellt.
• Was möchten Sie vom Kunden wissen?: die zusätzlichen Fragen an den Kunden. Name und Telefonnummer kennt der Assistent bereits.
• Wie er sich verhält: wie viele Zeiten er auf einmal anbietet und wie viele Tage im Voraus er schaut. Du kannst ihn auch einen Termin anbieten lassen, wenn niemand danach fragt.
• Testgespräch: Probiere den Assistenten mit den echten Zeiten deines Kalenders aus. Es wird nichts gebucht.

Outlook und die Agenda

• Änderungen in Outlook kommen meist nach wenigen Augenblicken in der Agenda an, weil Microsoft SendApp bei jeder Änderung Bescheid gibt. Zusätzlich prüft SendApp den Kalender jede Stunde erneut: Geht eine Meldung verloren, kommt die Änderung nur etwas später an.
• Ganztägige Ereignisse werden in der Agenda nicht zu Terminen. Werden sie als beschäftigt angezeigt (zum Beispiel Urlaub), schließen sie den Tag und der Assistent schlägt keine Zeiten vor; werden sie als frei angezeigt, nehmen sie keine Zeiten weg. Du kannst den Tag auch aus den Arbeitstagen entfernen.
• Ereignisse, die in Outlook als frei (nicht beschäftigt) markiert sind, nehmen keine Zeiten weg.
• Von SendApp erstellte Termine haben in Outlook die Kategorie „SendApp“: So siehst du, woher sie kommen, und sie werden nie ein zweites Mal importiert.
• Um Ereignisse, die schon im Kalender standen, in die Agenda zu holen, nutze in der Agenda Aus Google- oder Outlook-Kalender importieren. Schaltest du dort Nur mit SendApp erstellte Termine ein, ändert das, was du direkt in Outlook erstellst, verschiebst oder löschst, die Agenda nicht mehr.
• Telefonnummern aus Outlook: Wenn das Programm, das deinen Kalender füllt, Nummern ohne Ländervorwahl schreibt (zum Beispiel 3281234567), kann WhatsApp die Erinnerungen nicht zustellen. Wähle die Vorwahl, die automatisch ergänzt werden soll.

Gut zu wissen

• Jeder Assistent bucht in nur einem Kalender: Google oder Outlook. Bucht er heute in Google Calendar und du speicherst hier, wechselt er zu Outlook: Die bereits angenommenen Termine bleiben in der Agenda, und Google bleibt verbunden, wird aber nicht mehr genutzt.
• Tage, Zeiten, Dauer und Leistungen gehören zum Assistenten: Sie sind in Google Calendar und in Outlook Kalender gleich. Du änderst sie hier oder dort, es ist eine einzige Einstellung.
• In einem Kalender, den du nur lesen kannst (zum Beispiel einem, der nur zur Ansicht mit dir geteilt ist), können keine Buchungen erstellt werden.
• Outlook schickt dem Kunden für die von SendApp angenommenen Termine keine Einladung per E-Mail.
• Meldest du dich mit einem anderen Microsoft-Konto als vorher an, werden die vorher gewählten Outlook-Kalender entfernt: Wähle sie erneut.
• Erscheint Verbindung abgelaufen, klicke auf Outlook erneut verbinden und melde dich wieder mit demselben Konto an.
• Trennen: Der Assistent bucht nicht mehr in deinen Outlook-Kalendern, und sie werden aus seiner Liste entfernt. Die Termine in der Agenda bleiben, und in Outlook wird nichts gelöscht. Nutzt auch das Postfach der App E-Mail dieselbe Microsoft-Anmeldung, bleibt das Postfach verbunden.
• Die App ist nur in einigen SendApp-Tarifen enthalten: Prüfe die in deinem Tarif enthaltenen Apps.