Outlook Calendar

Qué hace la app

• Solo horarios libres: el asistente propone a tus clientes los horarios libres de tu calendario de Outlook, dentro de los días y horarios de trabajo que tú eliges.
• Citas escritas en Outlook: cuando el asistente toma una cita, la escribe en tu calendario de Outlook, con el nombre del cliente y sus datos, y con la categoría «SendApp». También la encuentras en la Agenda de SendApp.
• De Outlook a la Agenda: lo que añades, mueves o borras en Outlook llega solo a la Agenda, así que los recordatorios también siguen la hora correcta.
• De la Agenda a Outlook: si mueves o cancelas una cita en la Agenda, también cambia en Outlook.
• Página de reservas: la Página de reservas de la Agenda también puede usar el calendario de Outlook para mostrar los horarios libres y escribir allí las citas.

Cómo se conecta

1. En SendApp abre Aplicaciones, activa Outlook Calendar y pulsa Configurar.
2. En Elige la cuenta selecciona la cuenta que debe tomar las citas.
3. En Conectar Outlook / Microsoft 365 pulsa Iniciar sesión con Microsoft y entra con la cuenta de Microsoft que tiene el calendario: Microsoft 365 (trabajo o escuela), Outlook.com o Hotmail. Microsoft te pide que permitas a SendApp usar el calendario: confirma. No hay nada que copiar.
4. Cuando veas Conectado a Microsoft con tu dirección, en Calendarios y horarios de reserva elige uno o más Calendarios de Outlook y dale un nombre a cada uno (por ejemplo el nombre del operador). Con Añadir calendario añades otros.
5. En Disponibilidad elige Días Laborables, Horario de Trabajo y Duración de la Cita, y pulsa Guardar Configuraciones.
6. Listo: a partir de ahora el asistente reserva en tu calendario de Outlook y los cambios hechos en Outlook llegan a la Agenda.

Cómo reserva el asistente

• El asistente toma citas: activado, el asistente propone los horarios libres y reserva solo. Desactivado, el calendario sigue conectado para la Agenda y los recordatorios, pero el asistente nunca propone un horario y quien pide una cita pasa a una persona.
• ¿Qué citas atiendes?: indica los tipos de cita con su duración (por ejemplo corte 30 minutos, color 90 minutos). Si lo dejas vacío, cada cita dura el tiempo fijado en Disponibilidad.
• ¿Qué quieres saber del cliente?: las preguntas adicionales que hacer al cliente. El asistente ya conoce su nombre y su número de teléfono.
• Cómo se comporta: cuántos horarios propone a la vez y hasta cuántos días adelante mira. También puedes hacer que proponga una cita a quien no la pide.
• Conversación de prueba: prueba el asistente con los horarios reales de tu calendario. No se reserva nada.

Outlook y la Agenda

• Los cambios hechos en Outlook suelen llegar a la Agenda en pocos instantes, porque Microsoft avisa a SendApp de cada cambio. Además, SendApp vuelve a revisar el calendario cada hora: si un aviso se pierde, el cambio solo llega más tarde.
• Los eventos de día completo no se convierten en citas en la Agenda. Si están marcados como ocupados (por ejemplo vacaciones) cierran la jornada y el asistente no propone horarios; si están marcados como libres no quitan horarios. También puedes quitar el día de los Días Laborables.
• Los eventos marcados en Outlook como libres (no ocupados) no quitan horarios.
• Las citas creadas por SendApp llevan la categoría «SendApp» en Outlook: así sabes de dónde vienen y nunca se importan una segunda vez.
• Para traer a la Agenda los eventos que ya estaban en el calendario usa Importar de Google u Outlook Calendar en la Agenda. Si allí activas Solo citas creadas con SendApp, lo que creas, mueves o borras directamente en Outlook ya no cambia la Agenda.
• Números de teléfono de Outlook: si el programa que llena tu calendario escribe los números sin el prefijo del país (por ejemplo 3281234567), WhatsApp no puede entregar los recordatorios. Elige el prefijo que se añadirá automáticamente.

A tener en cuenta

• Cada asistente reserva en un solo calendario: Google u Outlook. Si hoy reserva en Google Calendar y guardas aquí, pasa a Outlook: las citas ya tomadas se quedan en la Agenda y Google sigue conectado, pero ya no se usa.
• Días, horarios, duración y servicios son del asistente: son los mismos en Google Calendar y en Outlook Calendar. Los cambias aquí o allí, es una sola configuración.
• En un calendario que solo puedes leer (por ejemplo uno compartido contigo solo para ver) no se pueden crear reservas.
• Outlook no envía invitaciones por email al cliente para las citas que toma SendApp.
• Si inicias sesión con una cuenta de Microsoft distinta de la anterior, los calendarios de Outlook elegidos antes se quitan: elígelos de nuevo.
• Si aparece Conexión caducada, pulsa Volver a conectar Outlook y entra de nuevo con la misma cuenta.
• Desconectar: el asistente deja de reservar en tus calendarios de Outlook y se quitan de su lista. Las citas que ya están en la Agenda se quedan y en Outlook no se borra nada. Si el mismo acceso de Microsoft lo usa también el buzón de la app Email, el buzón sigue conectado.
• La app está incluida solo en algunos planes de SendApp: revisa las Apps incluidas en tu plan.