Outlook Calendar

O que a app faz

• Só horários livres: o assistente propõe aos seus clientes os horários livres do seu calendário Outlook, dentro dos dias e horários de trabalho que você escolhe.
• Compromissos escritos no Outlook: quando o assistente marca um compromisso, escreve-o no seu calendário Outlook, com o nome do cliente e os seus dados, e com a categoria «SendApp». Também o encontra na Agenda do SendApp.
• Do Outlook para a Agenda: o que você adiciona, move ou apaga no Outlook chega sozinho à Agenda, por isso os lembretes também seguem o horário certo.
• Da Agenda para o Outlook: se você move ou cancela um compromisso na Agenda, ele muda também no Outlook.
• Página de agendamento: a Página de agendamento da Agenda também pode usar o calendário Outlook para mostrar os horários livres e escrever lá os compromissos.

Como se conecta

1. No SendApp abra Aplicativos, ative Outlook Calendar e clique em Configurar.
2. Em Escolhe a conta selecione a conta que deve marcar os compromissos.
3. Em Ligar Outlook / Microsoft 365 clique em Iniciar sessão com a Microsoft e entre com a conta Microsoft que tem o calendário: Microsoft 365 (trabalho ou escola), Outlook.com ou Hotmail. A Microsoft pede-lhe que permita ao SendApp usar o calendário: confirme. Não há nada para copiar.
4. Quando vir Ligado à Microsoft com o seu endereço, em Calendários e horários de marcação escolha um ou mais Calendários Outlook e dê um nome a cada um (por exemplo o nome do operador). Com Adicionar calendário adiciona outros.
5. Em Disponibilidade escolha Dias Úteis, Horário de Trabalho e Duração do Compromisso e clique em Salvar Configurações.
6. Pronto: a partir de agora o assistente marca no seu calendário Outlook e as alterações feitas no Outlook chegam à Agenda.

Como o assistente marca

• O assistente marca compromissos: ligado, o assistente propõe os horários livres e marca sozinho. Desligado, o calendário continua ligado para a Agenda e os lembretes, mas o assistente nunca propõe um horário e quem pede um compromisso é passado a uma pessoa.
• Que marcações aceita?: indique os tipos de compromisso com a sua duração (por exemplo corte 30 minutos, coloração 90 minutos). Se deixar vazio, cada compromisso dura o tempo definido em Disponibilidade.
• O que quer saber do cliente?: as perguntas extra a fazer ao cliente. O nome e o número de telefone o assistente já conhece.
• Como se comporta: quantos horários propõe de cada vez e até quantos dias à frente olha. Também pode fazê-lo propor um compromisso a quem não pede.
• Conversa de teste: experimente o assistente com os horários reais do seu calendário. Nada é marcado.

Outlook e Agenda

• As alterações feitas no Outlook chegam normalmente à Agenda em poucos instantes, porque a Microsoft avisa o SendApp a cada mudança. Além disso, o SendApp volta a verificar o calendário a cada hora: se um aviso se perder, a alteração só chega mais tarde.
• Os eventos de dia inteiro não se tornam compromissos na Agenda. Se estiverem marcados como ocupados (por exemplo férias) fecham o dia e o assistente não propõe horários; se estiverem marcados como livres não tiram horários. Também pode retirar o dia dos Dias Úteis.
• Os eventos marcados no Outlook como livres (não ocupados) não tiram horários.
• Os compromissos criados pelo SendApp têm a categoria «SendApp» no Outlook: assim sabe de onde vêm, e nunca são importados uma segunda vez.
• Para trazer para a Agenda os eventos que já estavam no calendário use Importar do Google ou Outlook Calendar na Agenda. Se aí ativar Apenas compromissos criados com o SendApp, o que cria, move ou apaga diretamente no Outlook já não muda a Agenda.
• Números de telefone do Outlook: se o programa que preenche o seu calendário escreve os números sem o prefixo do país (por exemplo 3281234567), o WhatsApp não consegue entregar os lembretes. Escolha o prefixo a adicionar automaticamente.

Bom saber

• Cada assistente marca num só calendário: Google ou Outlook. Se hoje marca no Google Calendar e você salva aqui, passa para o Outlook: os compromissos já marcados ficam na Agenda e o Google continua ligado, mas deixa de ser usado.
• Dias, horários, duração e serviços são do assistente: são os mesmos no Google Calendar e no Outlook Calendar. Muda-os aqui ou lá, é uma só configuração.
• Num calendário que só pode ler (por exemplo um partilhado consigo só para ver) não é possível criar marcações.
• O Outlook não envia convites por email ao cliente para os compromissos marcados pelo SendApp.
• Se entrar com uma conta Microsoft diferente da anterior, os calendários Outlook escolhidos antes são removidos: escolha-os de novo.
• Se aparecer Conexão expirada, clique em Voltar a ligar o Outlook e entre de novo com a mesma conta.
• Desconectar: o assistente deixa de marcar nos seus calendários do Outlook e estes são removidos da sua lista. Os compromissos que já estão na Agenda ficam, e nada é apagado no Outlook. Se o mesmo acesso Microsoft também é usado pela caixa de email da app Email, a caixa continua ligada.
• A app está incluída só em alguns planos do SendApp: verifique as Apps incluídas no seu plano.