Outlook Calendar

Ce que fait l'app

• Uniquement des créneaux libres : l'assistant propose à vos clients les créneaux libres de votre calendrier Outlook, dans les jours et horaires de travail que vous choisissez.
• Rendez-vous inscrits dans Outlook : quand l'assistant prend un rendez-vous, il l'inscrit dans votre calendrier Outlook, avec le nom du client et ses coordonnées, et avec la catégorie « SendApp ». Vous le retrouvez aussi dans l'Agenda de SendApp.
• D'Outlook vers l'Agenda : ce que vous ajoutez, déplacez ou supprimez dans Outlook arrive tout seul dans l'Agenda, et les rappels suivent donc aussi la bonne heure.
• De l'Agenda vers Outlook : si vous déplacez ou annulez un rendez-vous dans l'Agenda, il change aussi dans Outlook.
• Page de réservation : la Page de réservation de l'Agenda peut aussi utiliser le calendrier Outlook pour montrer les créneaux libres et y inscrire les rendez-vous.

Comment la connecter

1. Dans SendApp, ouvrez Applications, activez Outlook Calendar et cliquez sur Configurer.
2. Dans Choisissez le compte, sélectionnez le compte qui doit prendre les rendez-vous.
3. Dans Connecter Outlook / Microsoft 365, cliquez sur Se connecter avec Microsoft et connectez-vous avec le compte Microsoft qui contient le calendrier : Microsoft 365 (professionnel ou scolaire), Outlook.com ou Hotmail. Microsoft vous demande d'autoriser SendApp à utiliser le calendrier : confirmez. Il n'y a rien à copier.
4. Quand vous voyez Connecté à Microsoft avec votre adresse, dans Calendriers et horaires de réservation choisissez un ou plusieurs Calendriers Outlook et donnez un nom à chacun (par exemple le nom de l'opérateur). Avec Ajouter un calendrier, vous en ajoutez d'autres.
5. Dans Disponibilité, choisissez Jours Ouvrables, Heures de Travail et Durée du Rendez-vous, puis cliquez sur Sauvegarder les Paramètres.
6. C'est fait : à partir de maintenant l'assistant réserve sur votre calendrier Outlook et les modifications faites dans Outlook arrivent dans l'Agenda.

Comment l'assistant réserve

• L'assistant prend les rendez-vous : activé, l'assistant propose les créneaux libres et réserve tout seul. Désactivé, le calendrier reste connecté pour l'Agenda et les rappels, mais l'assistant ne propose jamais de créneau et la personne qui demande un rendez-vous est passée à un humain.
• Quels rendez-vous prenez-vous ? : indiquez les types de rendez-vous avec leur durée (par exemple coupe 30 minutes, couleur 90 minutes). Si vous laissez vide, chaque rendez-vous dure le temps fixé dans Disponibilité.
• Que voulez-vous savoir du client ? : les questions en plus à poser au client. L'assistant connaît déjà son nom et son numéro de téléphone.
• Comment il se comporte : combien de créneaux il propose à la fois et jusqu'à combien de jours à l'avance il regarde. Vous pouvez aussi lui faire proposer un rendez-vous à ceux qui n'en demandent pas.
• Conversation de test : essayez l'assistant avec les vrais créneaux de votre calendrier. Rien n'est réservé.

Outlook et l'Agenda

• Les modifications faites dans Outlook arrivent en général dans l'Agenda en quelques instants, car Microsoft prévient SendApp à chaque changement. En plus, SendApp revérifie le calendrier toutes les heures : si un avis se perd, la modification arrive simplement plus tard.
• Les événements d'une journée entière ne deviennent pas des rendez-vous dans l'Agenda. S'ils sont marqués comme occupés (par exemple congés), ils ferment la journée et l'assistant ne propose aucun créneau ; s'ils sont marqués comme disponibles, ils n'enlèvent pas de créneaux. Vous pouvez aussi retirer la journée des Jours Ouvrables.
• Les événements marqués comme libres (non occupés) dans Outlook n'enlèvent pas de créneaux.
• Les rendez-vous créés par SendApp portent la catégorie « SendApp » dans Outlook : vous voyez d'où ils viennent, et ils ne sont jamais importés une deuxième fois.
• Pour amener dans l'Agenda les événements qui étaient déjà dans le calendrier, utilisez Importer depuis Google ou Outlook Calendar dans l'Agenda. Si vous y activez Uniquement les rendez-vous créés avec SendApp, ce que vous créez, déplacez ou supprimez directement dans Outlook ne change plus l'Agenda.
• Numéros de téléphone depuis Outlook : si le programme qui remplit votre calendrier écrit les numéros sans l'indicatif du pays (par exemple 3281234567), WhatsApp ne peut pas livrer les rappels. Choisissez l'indicatif à ajouter automatiquement.

À savoir

• Chaque assistant réserve sur un seul calendrier : Google ou Outlook. S'il réserve aujourd'hui sur Google Calendar et que vous enregistrez ici, il passe à Outlook : les rendez-vous déjà pris restent dans l'Agenda et Google reste connecté, mais n'est plus utilisé.
• Les jours, horaires, durées et services appartiennent à l'assistant : ce sont les mêmes dans Google Calendar et dans Outlook Calendar. Vous les modifiez ici ou là-bas, c'est un seul réglage.
• Sur un calendrier que vous pouvez seulement lire (par exemple un calendrier partagé avec vous en lecture seule), aucune réservation ne peut être créée.
• Outlook n'envoie pas d'invitation par e-mail au client pour les rendez-vous pris par SendApp.
• Si vous vous connectez avec un autre compte Microsoft que le précédent, les calendriers Outlook choisis avant sont retirés : choisissez-les à nouveau.
• Si Connexion expirée apparaît, cliquez sur Reconnecter Outlook et connectez-vous à nouveau avec le même compte.
• Déconnecter : l'assistant cesse de réserver sur vos calendriers Outlook, qui sont retirés de sa liste. Les rendez-vous déjà dans l'Agenda restent, et rien n'est supprimé dans Outlook. Si la même connexion Microsoft sert aussi à la boîte e-mail de l'app Email, la boîte reste connectée.
• L'app est incluse seulement dans certains forfaits SendApp : vérifiez les Apps incluses dans votre forfait.