Outlook Calendar

Cosa fa l'app

• Solo orari liberi: l'assistente propone ai clienti gli orari liberi del tuo calendario Outlook, dentro i giorni e gli orari di lavoro che scegli tu.
• Appuntamenti scritti in Outlook: quando l'assistente prende un appuntamento lo scrive nel calendario Outlook, con il nome del cliente e i suoi dati, e con la categoria «SendApp». Lo trovi anche nell'Agenda di SendApp.
• Da Outlook all'Agenda: quello che aggiungi, sposti o cancelli in Outlook arriva da solo nell'Agenda, così anche i promemoria seguono l'orario giusto.
• Dall'Agenda a Outlook: se sposti o cancelli un appuntamento nell'Agenda, cambia anche in Outlook.
• Pagina di prenotazione: anche la Pagina di prenotazione dell'Agenda può usare il calendario Outlook per mostrare gli orari liberi e scriverci gli appuntamenti.

Come si collega

1. In SendApp apri Applicazioni, accendi Outlook Calendar e premi Configura.
2. In Scegli l'account seleziona l'account che deve prendere gli appuntamenti.
3. In Collega Outlook / Microsoft 365 premi Accedi con Microsoft ed entra con l'account Microsoft che ha il calendario: Microsoft 365 (lavoro o scuola), Outlook.com o Hotmail. Microsoft ti chiede di permettere a SendApp di usare il calendario: conferma. Non c'è niente da copiare.
4. Quando vedi Collegato a Microsoft con il tuo indirizzo, in Calendari e orari di prenotazione scegli uno o più Calendari Outlook e dai a ciascuno un nome (per esempio il nome dell'operatore). Con Aggiungi calendario ne aggiungi altri.
5. In Disponibilità scegli Giorni Lavorativi, Orari di Lavoro e Durata Appuntamento, poi premi Salva Impostazioni.
6. Fatto: da questo momento l'assistente prenota sul calendario Outlook e le modifiche fatte in Outlook arrivano nell'Agenda.

Come prenota l'assistente

• L'assistente prende appuntamenti: acceso, l'assistente propone gli orari liberi e prenota da solo. Spento, il calendario resta collegato per l'Agenda e i promemoria, ma l'assistente non propone mai un orario e chi chiede un appuntamento viene passato a una persona.
• Che appuntamenti prendi?: elenca i tipi di appuntamento con la loro durata (per esempio taglio 30 minuti, colore 90 minuti). Se lo lasci vuoto, ogni appuntamento dura il tempo impostato in Disponibilità.
• Cosa vuoi sapere dal cliente?: le domande in più da fare al cliente. Nome e numero di telefono l'assistente li conosce già.
• Come si comporta: quanti orari propone alla volta e fino a quanti giorni avanti guarda. Puoi anche fargli proporre un appuntamento a chi non lo chiede.
• Conversazione di prova: prova l'assistente con gli orari veri del tuo calendario. Non viene prenotato nulla.

Outlook e Agenda

• Le modifiche fatte in Outlook arrivano nell'Agenda di solito dopo pochi istanti, perché Microsoft avvisa SendApp a ogni cambiamento. In più SendApp ricontrolla il calendario ogni ora: se un avviso si perde, la modifica arriva solo più tardi.
• Gli eventi di un giorno intero non diventano appuntamenti nell'Agenda. Se sono segnati come occupati (per esempio ferie) chiudono la giornata e l'assistente non propone orari; se sono segnati come liberi non tolgono orari. Puoi anche togliere il giorno dai Giorni Lavorativi.
• Gli eventi che in Outlook sono segnati come liberi (non occupati) non tolgono orari.
• Gli appuntamenti creati da SendApp hanno la categoria «SendApp» in Outlook: così riconosci da dove arrivano e non vengono importati una seconda volta.
• Per portare nell'Agenda eventi che erano già nel calendario usa Importa da Google o Outlook Calendar nell'Agenda. Se lì accendi Solo appuntamenti creati con SendApp, quello che crei, sposti o cancelli direttamente in Outlook non cambia più l'Agenda.
• Numeri di telefono da Outlook: se il programma che riempie il tuo calendario scrive i numeri senza prefisso del paese (per esempio 3281234567), WhatsApp non può consegnare i promemoria. Scegli il prefisso da aggiungere in automatico.

Da sapere

• Ogni assistente prenota su un solo calendario: Google o Outlook. Se oggi prenota su Google Calendar e salvi qui, passa a Outlook: gli appuntamenti già presi restano nell'Agenda e Google resta collegato, ma non viene più usato.
• Giorni, orari, durata e servizi sono dell'assistente: sono gli stessi in Google Calendar e in Outlook Calendar. Li cambi qui o là, è una sola impostazione.
• Su un calendario che puoi solo leggere (per esempio uno condiviso con te solo in visione) non si possono creare prenotazioni.
• Outlook non manda inviti via email al cliente per gli appuntamenti presi da SendApp.
• Se accedi con un account Microsoft diverso da quello di prima, i calendari Outlook scelti prima vengono tolti: sceglili di nuovo.
• Se compare Connessione scaduta, premi Ricollega Outlook ed entra di nuovo con lo stesso account.
• Disconnetti: l'assistente smette di prenotare sui calendari Outlook e questi vengono tolti dal suo elenco. Gli appuntamenti già in Agenda restano e in Outlook non viene cancellato nulla. Se lo stesso accesso Microsoft serve anche alla casella email dell'app Email, la casella resta collegata.
• L'app è inclusa solo in alcuni piani SendApp: controlla le App incluse nel tuo piano.