Google Calendar

Cosa fa l'app

• L'assistente AI prenota da solo: propone ai clienti solo gli orari liberi del tuo calendario e scrive l'appuntamento in Google Calendar, con nome, telefono e risposte del cliente nella descrizione dell'evento.
• Sposta e annulla: chi ha già un appuntamento può chiedere all'assistente di spostarlo o annullarlo. L'assistente lo riconosce dal numero di telefono, chiede prima conferma e sposta solo su un orario libero.
• Sempre allineato con l'Agenda: quello che aggiungi, sposti o cancelli in Google Calendar arriva subito nell'Agenda di SendApp, e gli appuntamenti che crei nell'Agenda possono andare su Google.
• Promemoria automatici: ogni appuntamento riceve i suoi promemoria WhatsApp, anche quelli che scrivi a mano.
• Pagine di prenotazione: un link pubblico dove i clienti scelgono da soli un orario libero; gli impegni del tuo calendario Google tengono occupati quegli orari.

Come si collega

1. In SendApp apri Applicazioni, accendi Google Calendar e premi Configura.
2. In Scegli l'account scegli l'Account AI che deve prendere gli appuntamenti. Ogni Account AI si collega a parte.
3. Premi Accedi con Google, entra con l'account Google che contiene il calendario e consenti l'accesso a SendApp: non c'è niente da copiare. Alla fine vedi Connesso a Google.
4. In Calendari e orari di prenotazione premi Aggiungi calendario, scegli uno o più calendari dall'elenco del tuo account Google e dai a ognuno un nome, ad esempio il nome dell'operatore.
5. Indica i Giorni Lavorativi, una o più fasce di Orari di Lavoro e la Durata Appuntamento (da 15 a 120 minuti), poi premi Salva Impostazioni.

Come prenota l'assistente AI

• L'assistente prende appuntamenti: se lo spegni il calendario resta collegato per l'Agenda e i promemoria, ma l'assistente non propone e non prenota orari, e passa a una persona chi chiede un appuntamento.
• Prenotazioni automatiche: accendilo perché l'assistente offra gli orari liberi del calendario e prenoti l'appuntamento da solo.
• Che appuntamenti prendi?: aggiungi i tipi di appuntamento con la loro durata, ad esempio Taglio 30 minuti, Colore 90 minuti. Se lasci vuoto, ogni appuntamento dura il tempo che hai impostato.
• Cosa vuoi sapere dal cliente?: l'assistente conosce già nome e telefono. Aggiungi solo le domande in più, da fare sempre o solo per certi appuntamenti.
• Come si comporta: quanti orari propone alla volta (da 1 a 5) e fino a quanti giorni avanti guarda (fino a 30). Con Proponi un appuntamento anche a chi non lo chiede l'assistente offre un appuntamento anche a chi scrive solo per informazioni.
• C'è altro che deve sapere?: istruzioni in più, ad esempio «Ricordagli di portare la tessera sanitaria».
• Provala adesso: apre una Conversazione di prova con gli orari veri del tuo calendario. Non viene prenotato niente.

Agenda e promemoria

• Per portare nell'Agenda gli eventi che hai già: Agenda → Appuntamenti → Configura → Importa da Google Calendar, poi scegli account, calendario e periodo. Ogni evento riceve un codice di prenotazione.
• Per creare a mano un appuntamento anche su Google: nel Nuovo appuntamento dell'Agenda accendi Sincronizza con Google Calendar e scegli il calendario.
• I Promemoria automatici si impostano in Agenda → Appuntamenti → Configura e valgono per ogni appuntamento, anche per quelli arrivati da Google Calendar.
• Per un evento scritto direttamente in Google, SendApp legge il numero del cliente dalla descrizione dell'evento, ad esempio una riga «Tel: +39 328 1234567». Se i numeri arrivano senza prefisso, in Numeri di telefono da Google Calendar accendi Aggiungi il prefisso ai numeri che ne sono privi, scegli il prefisso, premi Salva e poi Correggi gli appuntamenti già importati. Senza prefisso WhatsApp non può consegnare i promemoria.
• Con Solo appuntamenti creati con SendApp (nella finestra di importazione) quello che crei, sposti o cancelli direttamente in Google non cambia più l'Agenda e l'importazione si spegne. Gli appuntamenti creati in SendApp vanno comunque su Google, e gli impegni di Google bloccano comunque gli orari liberi.
• Elimina nell'Agenda toglie l'appuntamento da Google Calendar e da SendApp. Per tenerlo nell'Agenda come annullato usa Annulla prenotazione.
• Nelle Automazioni puoi partire da «Nuovo appuntamento» e «Appuntamento annullato»: valgono anche per gli appuntamenti di Google Calendar.

Da sapere

• Un evento di tutto il giorno segnato come occupato (per esempio ferie o chiusura) chiude la giornata: l'assistente non propone orari. Se è segnato come libero, come compleanni e festività importate, non blocca niente. In Google Calendar gli eventi di tutto il giorno nascono di solito come liberi: per le ferie scegli occupato.
• Su un calendario che puoi solo leggere non si possono creare prenotazioni: scegline uno su cui puoi scrivere.
• Se togli un calendario dall'elenco, i suoi appuntamenti vengono eliminati dall'Agenda e i promemoria programmati annullati. Gli eventi su Google Calendar non vengono toccati.
• Gli eventi importati in blocco non ricevono il messaggio di conferma e non avviano l'automazione «Nuovo appuntamento». Un evento nuovo creato in Google dopo il collegamento sì.
• Un Account AI prenota su un solo calendario alla volta: Google Calendar o Outlook Calendar. Giorni, orari, durata e servizi sono gli stessi nelle due app.
• Se la connessione scade, SendApp te lo dice: premi Ricollega Google Calendar.
• «Disconnetti» in SendApp toglie l'accesso a Google per quell'Account AI. Gli appuntamenti già nell'Agenda restano.
• L'app è inclusa solo in alcuni piani SendApp: controlla le App incluse nel tuo piano.