Google Calendar

Ce que fait l'app

• L'assistant IA réserve tout seul : il ne propose à vos clients que les créneaux libres de votre calendrier et inscrit le rendez-vous dans Google Calendar, avec le nom, le téléphone et les réponses du client dans la description de l'événement.
• Déplacer et annuler : qui a déjà un rendez-vous peut demander à l'assistant de le déplacer ou de l'annuler. L'assistant le reconnaît à son numéro de téléphone, demande d'abord confirmation et ne déplace que vers un créneau libre.
• Toujours aligné avec l'Agenda : ce que vous ajoutez, déplacez ou supprimez dans Google Calendar arrive tout de suite dans l'Agenda de SendApp, et les rendez-vous que vous créez dans l'Agenda peuvent aller sur Google.
• Rappels automatiques : chaque rendez-vous reçoit ses rappels WhatsApp, même ceux que vous saisissez à la main.
• Pages de réservation : un lien public où vos clients choisissent eux-mêmes un créneau libre ; les événements de votre calendrier Google gardent ces créneaux occupés.

Comment la connecter

1. Dans SendApp, ouvrez Applications, activez Google Calendar et cliquez sur Configurer.
2. Dans Choisissez le compte, choisissez le compte IA qui doit prendre les rendez-vous. Chaque compte IA se connecte séparément.
3. Cliquez sur Se connecter avec Google, connectez-vous avec le compte Google qui contient le calendrier et autorisez SendApp : il n'y a rien à copier. À la fin, vous voyez Connecté à Google.
4. Dans Calendriers et horaires de réservation, cliquez sur Ajouter un calendrier, choisissez un ou plusieurs calendriers dans la liste de votre compte Google et donnez un nom à chacun, par exemple le nom de l'opérateur.
5. Indiquez les Jours Ouvrables, une ou plusieurs plages d'Heures de Travail et la Durée du Rendez-vous (de 15 à 120 minutes), puis cliquez sur Sauvegarder les Paramètres.

Comment réserve l'assistant IA

• L'assistant prend les rendez-vous : si vous le désactivez, le calendrier reste connecté pour l'Agenda et les rappels, mais l'assistant ne propose ni ne réserve aucun créneau, et passe à une personne celui qui demande un rendez-vous.
• Réservations automatiques : activez-le pour que l'assistant propose les créneaux libres du calendrier et réserve le rendez-vous tout seul.
• Quels rendez-vous prenez-vous ? : ajoutez les types de rendez-vous avec leur durée, par exemple Coupe 30 minutes, Couleur 90 minutes. Si vous laissez vide, chaque rendez-vous dure le temps que vous avez réglé.
• Que voulez-vous savoir du client ? : l'assistant connaît déjà son nom et son téléphone. Ajoutez seulement les questions en plus, à poser toujours ou seulement pour certains rendez-vous.
• Comment il se comporte : combien de créneaux il propose à la fois (de 1 à 5) et jusqu'à combien de jours à l'avance il regarde (jusqu'à 30). Avec Proposer un rendez-vous même à ceux qui ne demandent pas, l'assistant propose un rendez-vous aussi à ceux qui écrivent seulement pour se renseigner.
• Y a-t-il autre chose qu'il doit savoir ? : des instructions en plus, par exemple « Rappelez-leur d'apporter leur carte vitale ».
• Essayez-la maintenant : ouvre une Conversation de test avec les vrais créneaux de votre calendrier. Rien n'est réservé.

Agenda et rappels

• Pour amener dans l'Agenda les événements que vous avez déjà : Agenda → Rendez-vous → Configurer → Importer depuis Google Calendar, puis choisissez compte, calendrier et période. Chaque événement reçoit un code de réservation.
• Pour créer à la main un rendez-vous aussi sur Google : dans le Nouveau rendez-vous de l'Agenda, activez Synchroniser avec Google Calendar et choisissez le calendrier.
• Les Rappels automatiques se règlent dans Agenda → Rendez-vous → Configurer et valent pour chaque rendez-vous, y compris ceux venus de Google Calendar.
• Pour un événement écrit directement dans Google, SendApp lit le numéro du client dans la description de l'événement, par exemple une ligne « Tel: +33 6 12 34 56 78 ». Si les numéros arrivent sans indicatif, dans Numéros de téléphone de Google Agenda activez Ajouter l'indicatif aux numéros qui n'en ont pas, choisissez l'indicatif, cliquez sur Sauvegarder puis sur Corriger les rendez-vous déjà importés. Sans indicatif, WhatsApp ne peut pas livrer les rappels.
• Avec Uniquement les rendez-vous créés avec SendApp (dans la fenêtre d'importation), ce que vous créez, déplacez ou annulez directement dans Google ne change plus l'Agenda et l'importation est désactivée. Les rendez-vous créés dans SendApp vont quand même sur Google, et les événements de Google bloquent quand même les créneaux libres.
• Supprimer dans l'Agenda retire le rendez-vous de Google Calendar et de SendApp. Pour le garder dans l'Agenda comme annulé, utilisez Annuler la réservation.
• Dans Automatisations, vous pouvez partir de « Nouveau rendez-vous » et « Rendez-vous annulé » : ils valent aussi pour les rendez-vous de Google Calendar.

À savoir

• Un événement d'une journée entière marqué comme occupé (par exemple congés ou fermeture) ferme la journée : l'assistant ne propose aucun créneau. S'il est marqué comme disponible, comme les anniversaires et les jours fériés importés, il ne bloque rien. Dans Google Calendar, les événements d'une journée entière sont en général créés comme disponibles : pour les congés, choisissez occupé.
• Sur un calendrier que vous pouvez seulement lire, aucune réservation ne peut être créée : choisissez-en un sur lequel vous pouvez écrire.
• Si vous retirez un calendrier de la liste, ses rendez-vous sont supprimés de l'Agenda et les rappels programmés annulés. Les événements dans Google Calendar ne sont pas touchés.
• Les événements importés en bloc ne reçoivent pas le message de confirmation et ne lancent pas l'automatisation « Nouveau rendez-vous ». Un nouvel événement créé dans Google après la connexion, si.
• Un compte IA réserve sur un seul calendrier à la fois : Google Calendar ou Outlook Calendar. Jours, horaires, durée et services sont les mêmes dans les deux apps.
• Si la connexion expire, SendApp vous le dit : cliquez sur Reconnecter Google Calendar.
• « Déconnecter » dans SendApp retire l'accès à Google pour ce compte IA. Les rendez-vous déjà dans l'Agenda restent.
• L'app n'est incluse que dans certains forfaits SendApp : vérifiez les Applications incluses dans votre forfait.