Google Sheets

Ce que fait l'app

• La feuille de SendApp : SendApp crée dans votre Google Drive la feuille « Contacts SendApp » avec vos contacts et la tient à jour toute seule. Vous choisissez les colonnes et leur ordre : coordonnées du contact, prochain et dernier rendez-vous, étape, opérateur assigné, champs personnalisés.
• Dans les deux sens : si vous modifiez dans la feuille un nom, un e-mail, un anniversaire, les tags ou un champ personnalisé, la modification revient dans SendApp. Une nouvelle ligne avec un téléphone ou un e-mail devient un contact.
• Importer depuis votre feuille : vos clients sont déjà dans une feuille Google ? Choisissez-la dans votre Google Drive : chaque ligne avec un téléphone ou un e-mail devient un contact, sans doublons. SendApp la lit seulement et n'y écrit jamais.
• Fréquence : la feuille se met à jour toute seule toutes les 15 minutes, toutes les 30 minutes ou chaque heure, comme vous voulez. Avec Synchroniser maintenant, vous la mettez à jour tout de suite.
• Nouveaux contacts depuis la feuille : donnez un tag à chaque contact né d'une ligne de la feuille et utilisez-le dans les Automatisations pour lui envoyer un message dès son arrivée.

Comment se connecter

1. Dans SendApp, ouvrez Applications et cliquez sur Configurer sur Google Sheets.
2. Cliquez sur Connecter avec Google et choisissez votre compte Google : Google vous demande d'autoriser SendApp, il n'y a rien à copier.
3. C'est fait : SendApp crée la feuille « Contacts SendApp » dans votre Google Drive et la remplit tout de suite avec vos contacts. Ouvrez-la avec Ouvrir la feuille.

La page de l'app a trois onglets : La feuille de SendApp, Importer depuis votre feuille et Options.

La feuille de SendApp

• Dans Colonnes de la feuille, ajoutez les colonnes dont vous avez besoin avec Ajouter une colonne, déplacez-les ou retirez-les (jusqu'à 40). L'Aperçu à côté montre les premières lignes telles qu'elles seront dans la feuille. Cliquez ensuite sur Enregistrer et mettre à jour la feuille.
• Les colonnes marquées Modifiable aussi depuis la feuille (nom, e-mail, anniversaire, tags, champs personnalisés) reviennent dans SendApp quand vous les modifiez dans la feuille. Les colonnes Remplie par SendApp (rendez-vous, étape, assignée à, dernier message, etc.) sont écrites seulement par SendApp : si vous les modifiez dans la feuille, au passage suivant elles redeviennent comme dans SendApp.
• Pour ajouter un contact, écrivez une nouvelle ligne avec le téléphone ou l'e-mail et laissez vide la colonne ID. Une ligne sans téléphone ni e-mail reste dans la feuille, et la page vous dit ce qui manque.
• Le téléphone d'un contact qui existe déjà ne se modifie pas depuis la feuille : la colonne du téléphone sert seulement aux nouveaux contacts.
• Laissez la colonne ID telle quelle : elle relie la ligne au contact. Vous pouvez déplacer les autres colonnes : SendApp les reconnaît à leur titre.
• Si la même donnée change à la fois dans SendApp et dans la feuille, c'est celle de SendApp qui reste, et la page vous le signale.

Importer depuis votre feuille

1. Ouvrez l'onglet Importer depuis votre feuille et cliquez sur Choisir une feuille dans votre Google Drive. La fenêtre de Google s'ouvre : choisissez la feuille. Si la fenêtre ne s'ouvre pas, vérifiez que votre navigateur autorise les fenêtres pop-up.
2. La première ligne de la feuille doit contenir les titres des colonnes (par exemple Nom, Téléphone, E-mail). SendApp les reconnaît tout seul et vous propose les associations dans Associez les colonnes de votre feuille : pour chaque colonne, vous voyez un exemple et choisissez le Champ dans SendApp, ou Ne pas importer. Il faut au moins la colonne du téléphone ou celle de l'e-mail.
3. Si la feuille a plusieurs onglets, choisissez le bon. Dans Dates dans votre feuille, choisissez comment les dates sont écrites : jour, mois, année ; mois, jour, année ; ou année, mois, jour.
4. Cliquez sur Lier et importer : les lignes deviennent tout de suite des contacts. Ensuite, à chaque synchronisation, les lignes nouvelles ou modifiées arrivent.

• Vous pouvez associer : nom (ou prénom et nom séparés, si vous les utilisez), téléphone, e-mail, anniversaire, tags et vos champs personnalisés.
• Pas de doublons : une ligne avec le téléphone ou l'e-mail d'un contact que vous avez déjà complète ce contact. SendApp remplit seulement les données encore vides et ajoute les tags ; ce qui est déjà dans SendApp n'est pas écrasé, même si vous modifiez la ligne.
• Les lignes déjà présentes dans la feuille quand vous la liez deviennent des contacts sans lancer aucune automatisation. Les lignes que vous ajoutez ensuite lancent vos automatisations, comme tout nouveau contact.
• SendApp lit une seule de vos feuilles à la fois, jusqu'à 20 000 lignes. Avec Modifier les colonnes, vous refaites les associations ; avec Arrêter de lire cette feuille, vous la déliez : la feuille et les contacts déjà créés restent tels quels.
• Vous avez un fichier CSV ? Ouvrez-le d'abord avec Google Sheets, ou importez-le dans Contacts.

Options

• Automatique et Fréquence (en haut de la page) : activez la mise à jour automatique et choisissez Toutes les 15 minutes, Toutes les 30 minutes ou Chaque heure. Si vous la désactivez, la feuille se met à jour seulement quand vous cliquez sur Synchroniser maintenant.
• Format des dates : comment la feuille de SendApp écrit les dates.
• Ordre des lignes : du premier ajouté, du dernier ajouté, par nom, par prochain rendez-vous ou par dernier message.
• Quels contacts : Tous les contacts, ou Seulement les contacts avec ces tags (un seul suffit). Dans ce cas, une ligne que vous ajoutez dans la feuille n'y reste que si le nouveau contact a l'un de ces tags.
• Pour ces trois choix, cliquez sur Enregistrer et mettre à jour la feuille.
• Nouveaux contacts depuis la feuille : écrivez un tag, il s'enregistre tout seul. Chaque contact né d'une ligne d'une feuille (la vôtre ou celle de SendApp) reçoit ce tag ; un contact qui existait déjà ne le reçoit pas. Pour envoyer un message quand un contact arrive, créez une automatisation avec le déclencheur Tag / liste et choisissez ce tag. Laissez le champ vide pour ne donner aucun tag.

Bon à savoir

• Supprimer une ligne ne supprime jamais le contact : au passage suivant, la ligne revient dans la feuille. Si en revanche vous supprimez un contact dans SendApp, sa ligne disparaît de la feuille.
• Mettez vos notes et formules dans un autre onglet : SendApp n'écrit que dans le sien.
• SendApp ouvre seulement la feuille qu'il crée et les feuilles que vous choisissez : jamais le reste de votre Google Drive.
• Si vous avez atteint la limite de contacts de votre forfait, les lignes en trop ne deviennent pas des contacts : elles restent dans la feuille et la page vous les signale.
• Créer une nouvelle feuille (dans le menu à trois points) crée une nouvelle feuille et tient celle-ci à jour : l'ancienne reste dans votre Google Drive mais n'est plus mise à jour.
• Déconnecter arrête les mises à jour : la feuille reste dans votre Google Drive et les colonnes choisies restent prêtes pour votre prochaine connexion. Si la page affiche Action requise, suivez l'avis : souvent, Reconnecter suffit.
• L'app se configure depuis le compte du titulaire : les opérateurs ne voient pas cette page.
• L'app n'est incluse que dans certains forfaits SendApp : vérifiez les applications incluses dans votre forfait.